Jautājums
Lūdzu, uzrakstiet man par attālināto instruktāžu, kā piefiksēt, ka tā ir notikusi, ja darbiniekam ne man kā DA speciālistam nav elektroniskā paraksta. Ja telefoniski ar darbinieku esmu parunājusi…, kā to piefiksēt, lai VDI “nepiesienas”?
Atbilde
Vēršam uzmanību, ka sakarā ar valstī noteikto ārkārtas stāvokli nav noteikta atšķirīga kārtība darba aizsardzības instruktāžas reģistrācijai.
Atbilstoši Ministru kabineta 10.08.2010. noteikumu Nr.749 “Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos” 29.punktā noteikts, ka ziņas par nodarbināto ievadapmācību un instruktāžu darba vietā darba devējs reģistrē attiecīgos dokumentos, kuri satur šo noteikumu 3. un 4.pielikumā minēto informāciju, tai skaitā instruējamās personas un personas, kura veic ievadapmācību vai instruktāžu, parakstus.
Saskaņā ar Darba aizsardzības likuma 6. panta 7. punktu organizējot darba aizsardzību uzņēmumā, darba devējam ir tiesības izmantot informācijas tehnoloģiju risinājumus ar darba aizsardzību saistīto procesu dokumentēšanu. Ar darba aizsardzību saistītos elektroniskos dokumentus paraksta atbilstoši elektroniskus dokumentus regulējošiem normatīvajiem aktiem. Tādejādi darba devējs var izvēlēties darba aizsardzības instruktāžu reģistrācijas veidu, reģistrējot klātienē vai elektroniski, ievērojot elektronisko dokumentu regulējošo normatīvo aktu prasības.
Dokumentu juridiskā spēka likuma 5.panta pirmā daļa nosaka, ka dokuments parakstāms pašrocīgi, organizācijas dokumentu paraksta persona, kuras amats norādīts dokumentā un, ka personiskais paraksts, kas papīra dokumentā atveidots ar tehniskiem līdzekļiem, nenodrošina dokumenta juridisko spēku. Savukārt, Elektronisko dokumentu likuma 3.panta otrās daļas izpratnē elektroniskais dokuments juridisku spēku iegūst, ja tas ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu vai elektronisko parakstu. Ar elektronisko parakstu var parakstīt, ja ievēroti visi sekojošie nosacījumi: 1) dokumentam ir elektroniskais paraksts; 2) puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā; 3) šādā gadījumā rakstveida vienošanās jānoslēdz rakstveidā un jāparaksta ar personisko parakstu (papīra formā), vai drošu elektronisko parakstu (elektroniskā formā).
Atbilstoši minētajam, darbinieku instruktāžu reģistrēšanai darba devējs var izmantot drošu elektronisko parakstu vai elektronisku parakstu, piemēram, darbinieka apmācību par darba aizsardzības jautājumiem apliecina sistēmā, kurā darbinieks autorizējas, izmantojot viņam piešķirtus autorizācijas rīkus. Vēršam uzmanību, ja instruktāžu reģistrēšana elektroniskā dokumentā tiek veikta ar elektronisko parakstu (nevis ar drošu elektronisko parakstu), par šādu iespēju darba devējam un darbiniekam rakstveidā jāvienojas – minētā vienošanās jānoslēdz rakstveidā un jāparaksta ar personisko parakstu (papīra formā), vai drošu elektronisko parakstu (elektroniskā formā).
Valsts darba inspekcijai, pārbaudot instruktāžas reģistrācijas faktu, svarīgi pārliecināties, ka instruktāža un tās reģistrācija ir veikta, turklāt darba devējam pārbaudes brīdī Valsts darba inspekcijas amatpersonai jāvar uzrādīt instruktāžas reģistrācijas dokumentus, no kuriem nerodas šaubas par nodarbinātā instruktāžas veikšanas datumu, kā arī tiek izslēgta datu koriģēšanas iespēja. Strīda gadījumā darba devējam ir pienākums pierādīt, ka attiecībā uz elektronisko dokumentu un elektronisko parakstu ir ievērotas normatīvo aktu prasības.
Atbildi sagatavoja VDI Klientu atbalsta nodaļa
